DAFTAR ISI
DESKRIPSI PENTINGNYA PELATIHAN ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM (EDMS)
Pelatihan Electronic Document Management System (EDMS) sangat penting dalam mendukung efektivitas dan efisiensi pengelolaan dokumen di era digital. EDMS memungkinkan organisasi untuk menyimpan, mengelola, dan mengakses dokumen secara elektronik, sehingga mengurangi ketergantungan pada dokumen fisik yang rentan terhadap kerusakan atau kehilangan. Melalui pelatihan ini, karyawan akan memahami cara penggunaan sistem secara optimal, mulai dari proses pengarsipan, pencarian dokumen, hingga pengendalian versi dan keamanan data. Selain itu, pelatihan EDMS juga membantu meningkatkan produktivitas kerja, mempercepat pengambilan keputusan, serta memastikan kepatuhan terhadap regulasi terkait manajemen dokumen. Dengan demikian, pelatihan EDMS bukan hanya investasi teknologi, tetapi juga strategi peningkatan kualitas manajemen informasi dalam organisasi.
TUJUAN PELATIHAN ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM (EDMS)
Tujuan pelatihan Electronic Document Management System (EDMS) antara lain:
- Meningkatkan Pemahaman Pengguna: Memberikan pemahaman menyeluruh kepada peserta tentang konsep, fungsi, dan manfaat EDMS dalam pengelolaan dokumen secara digital.
- Menguasai Penggunaan Sistem: Melatih peserta agar mampu mengoperasikan EDMS dengan baik, termasuk proses unggah, pencarian, pengeditan, penyimpanan, dan penghapusan dokumen secara aman dan efisien.
- Meningkatkan Efisiensi Kerja: Mendorong efisiensi dalam alur kerja dokumen, sehingga proses pencarian dan distribusi informasi menjadi lebih cepat dan terorganisir.
- Menjamin Keamanan Data: Memberikan pemahaman tentang pentingnya keamanan data dan bagaimana EDMS membantu mengatur hak akses serta perlindungan dokumen sensitif.
- Mendukung Kepatuhan Regulasi: Membantu peserta memahami bagaimana EDMS mendukung kepatuhan terhadap peraturan dan standar terkait manajemen arsip dan informasi.
- Meningkatkan Produktivitas Organisasi: Mendorong penerapan sistem yang terstruktur dalam pengelolaan dokumen untuk meningkatkan produktivitas dan kualitas layanan organisasi.
LIST MATERI PELATIHAN ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM (EDMS)
Berikut adalah daftar materi pelatihan Electronic Document Management System (EDMS):
- Pengenalan EDMS
- Definisi dan konsep dasar EDMS
- Manfaat dan tujuan penggunaan EDMS
- Peran EDMS dalam transformasi digital organisasi
- Struktur dan Komponen EDMS
- Modul-modul utama dalam EDMS
- Integrasi EDMS dengan sistem lain (ERP, CRM, dll.)
- Arsitektur sistem dan keamanan data
- Manajemen Dokumen Elektronik
- Proses digitalisasi dan unggah dokumen
- Pengklasifikasian dan metadata dokumen
- Penomoran dan penamaan dokumen secara sistematis
- Penyimpanan dan Pencarian Dokumen
- Teknik pencarian dokumen (search dan filter)
- Indeksasi dokumen dan tagging
- Backup dan pemulihan data
- Kontrol Versi dan Riwayat Dokumen
- Manajemen versi dokumen
- Audit trail dan pelacakan aktivitas pengguna
- Revisi dan persetujuan dokumen
- Hak Akses dan Keamanan Sistem
- Pengaturan user roles dan permission
- Kebijakan keamanan dokumen
- Pengelolaan data sensitif dan privasi
- Workflow dan Automasi Proses
- Pembuatan alur kerja (workflow) dokumen
- Notifikasi dan tugas otomatis
- Monitoring dan pelaporan kinerja sistem
- Studi Kasus dan Praktik Langsung
- Simulasi penggunaan EDMS
- Pemecahan masalah umum (troubleshooting)
- Evaluasi dan tanya jawab
- Pemeliharaan dan Pengembangan Sistem
- Update dan pemeliharaan berkala
- Evaluasi kebutuhan dan pengembangan lanjutan
- Dukungan teknis dan layanan purna jual
Materi pelatihan dapat disesuaikan dengan kebutuhan organisasi dan tingkat kemampuan peserta.
SIAPA SAJA PESERTA YANG MEMBUTUHKAN PELATIHAN ELECTRONIC DOCUMENT MANAGEMENT SYSTEM (EDMS)
Berikut adalah pihak-pihak atau kelompok peserta yang membutuhkan pelatihan Electronic Document Management System (EDMS):
- Staf Administrasi dan Pengarsipan
Bertanggung jawab langsung atas pengelolaan dan pengarsipan dokumen harian, sehingga perlu memahami penggunaan EDMS secara teknis dan operasional. - Manajer dan Pimpinan Unit Kerja
Membutuhkan EDMS untuk memantau alur dokumen, persetujuan, dan pengambilan keputusan berbasis informasi yang akurat dan cepat. - Staf IT dan Tim Teknologi Informasi
Berperan dalam instalasi, pemeliharaan, keamanan, dan integrasi sistem EDMS dengan sistem lain dalam organisasi. - Legal dan Kepatuhan (Compliance Officer)
Memerlukan EDMS untuk memastikan dokumen tersimpan dengan aman dan sesuai dengan regulasi hukum dan standar audit. - Tim Proyek dan Operasional
Mengelola dokumen proyek seperti kontrak, laporan, dan proposal yang memerlukan pengelolaan sistematis dan dapat dilacak. - Divisi Keuangan dan Akuntansi
Menggunakan EDMS untuk mengelola dokumen keuangan seperti faktur, laporan keuangan, dan dokumen perpajakan. - Karyawan Baru
Membutuhkan pemahaman dasar tentang EDMS untuk mendukung adaptasi kerja dan penerapan kebijakan pengelolaan dokumen organisasi. - Pengelola Arsip Digital atau Data Officer
Fokus pada strategi pengelolaan dokumen digital jangka panjang dan pemanfaatan data secara efektif.
Pelatihan EDMS bersifat lintas divisi dan penting untuk semua pihak yang terlibat dalam pengelolaan, penyimpanan, dan penggunaan dokumen dalam suatu organisasi.
INSTRUKTUR / TRAINER
Instruktur yang mengajar pelatihan ini adalah instruktur yang berkompeten di bidangnya dengan baik, datang dari kalangan akademisi, praktisi maupun profesional. Kami sangat terbuka jika anda ingin berkomunikasi terlebih dahulu dengan tim trainer sehingga outline materi dapat disesuaikan dengan outcome kompetensi yang diharapkan.
Jadwal Informasi Training Tahun 2025
- Training Bulan Januari : 16-17 Januari 2025
- Training Bulan Februari : 13-14 Februari 2025
- Training Bulan Maret : 5-6 Maret 2025
- Training Bulan April : 24-25 April 2025
- Training Bulan Mei : 21-22 Mei 2025
- Training Bulan Juni : 11-12 Juni 2025
- Training Bulan Juli : 16-17 Juli 2025
- Training Bulan Agustus : 20-21 Agustus 2025
- Training Bulan September : 17 – 18 September 2025
- Training Bulan Oktober : 8-9 Oktober 2025
- Training Bulan November : 12-13 November 2025
- Training Bulan Desember : 17-18 Desember 2025
Catatan: Jadwal tersebut dapat disesuaikan dengan kebutuhan calon peserta. Peserta dapat mengajukan tanggal pelaksanaan pelatihan.
LOKASI PELATIHAN
REGULER TRAINING
Training ini dilaksanakan di beberapa kota-kota besar di Indonesia seperti Ibukota DKI Jakarta, Bandung, Bali, Yogyakarta, Malang, Surabaya, Lombok dan juga kota Batam. Jika Anda membutuhkan pelatihan di kota lain silahkan menghubungi tim marketing kami.
ONLINE TRAINING VIA ZOOM
INVESTASI PELATIHAN
Investasi pelatihan selama tiga hari tersebut menyesuaikan dengan jumlah peserta (on call). *Please feel free to contact us.
Catatan: Apabila perusahaan membutuhkan paket in house training, anggaran investasi pelatihan dapat menyesuaikan dengan anggaran perusahaan.
Benefit Apa Saja yang Didapatkan Peserta?
- FREE Airport pickup service (Gratis Antar jemput Hotel/Bandara)
- FREE Transportasi Peserta ke tempat pelatihan
- Module / Handout
- FREE Flashdisk
- Sertifikat
- FREE Bag or backpack (Tas Training)
- Training Kit (Dokumentasi photo, Blocknote, ATK, etc)
- 2x Coffee Break & 1 Lunch, Dinner
- FREE Souvenir Exclusive
FAQ tentang Infotraining Indonesia
Q : Berapa minimal running pelatihan ini ?
A : Pelatihan ini akan running idealnya minimal dengan 2 peserta, tetapi bisa disesuaikan dengan kebutuhan peserta
Q : Apakah bisa jika saya hanya ingin pelatihan sendiri aja / private course ?
A : Bisa, kami akan membantu menyelenggarakan pelatihan 1 hari jika ada persetujuan dari klien
Q : Dimana saja pelatihan biasanya di selenggarakan?
A : Pelatihan kami selenggarakan di beberapa kota besar di Indonesia seperti Bandung, Jakarta, Yogyakarta, Surabaya, Malang, Bali, Lombok dan beberapa negara seperti Singapore dan Malaysia
Q : Apakah bisa diselenggarakan selain di kota lain?
A : Penyelenggaraan pelatihan bisa diadakan di kota lain dengan minimal kuota 5 orang setiap kelas
Q : Apakah bisa juga diselenggarakan secara IHT/ In House Training di Perusahaan klien ?
A : Bisa diselenggarakan secara IHT di Perusahaan klien
Q : Apakah jadwal bisa disesuaikan dengan kebutuhan klien ?
A : Jadwal pelatihan dapat di sesuaikan dengan kebutuhan klien.
Materi, Lokasi dan Jadwal Pelatihan Bisa Berubah Sewaktu-waktu dan disesuaikan Dengan Kondisi Peserta. Bagi calon Peserta Pelatihan dimohon untuk Melakukan Konfirmasi terlebih dahulu H-7 sebelum pelatihan berlangsung agar tidak terjadi miskomunikasi. Kerugian yang ditimbulkan akibat miskomunikasi baik biaya tiket, akomodasi hotel dan outline materi yang tidak sesuai bukan merupakan tanggung jawab kami
